В рабочей среде крайне важно сохранять организованную папку «Входящие», чтобы поддерживать эффективность. Загроможденный почтовый ящик может оказаться довольно большой болью, особенно когда вы вынуждены пролистывать горы старых электронных писем, которые вам больше не нужны. Когда-то эти старые письма могли служить определенной цели, но с тех пор превратились в дополнительные препятствия при поиске конкретного письма.
Также смотрите нашу статью Как создать псевдоним Gmail
«Мой почтовый ящик - это катастрофа. У меня есть письма более двух лет назад. Мне действительно нужно найти это.
Чтобы не тратить много времени, я бы не советовал пытаться удалить все старые письма вручную. Вместо этого, благодаря помощи фильтров, вы сможете избавиться от этих писем намного быстрее. Создав фильтр, вы можете удалить старые сообщения на основе указанного периода времени. Единственная проблема, которую я вижу при использовании фильтров, заключается в том, что они применяются только к вновь полученным сообщениям. Вы можете применить фильтры в будущем, чтобы убедиться, что накопление не происходит во второй раз, но как насчет тех писем, заполняющих ваш почтовый ящик сейчас?
Автоматическое удаление тех старых писем Gmail
Есть несколько вещей, в которые нужно вникнуть, когда речь заходит о том, чтобы избавиться от этих старых, ненужных электронных писем, изводящих вашу почту Gmail. Я расскажу, как настроить ваши фильтры, применить их для будущего использования и как избавиться от всех текущих старых писем с помощью дополнения Gmail, Email Studio.
Настройка ваших фильтров
Прежде всего, давайте настроим ваши фильтры .
Начать:
- Войдите в свою учетную запись Gmail с необходимыми учетными данными.
- Найдите значок Cog / Gear. Это меню настроек Gmail, которое можно найти в верхнем правом углу окна. Нажмите на этот значок и выберите « Настройки» в раскрывающемся меню.
- Перейдите на вкладку «Фильтры», а затем нажмите « Создать новый фильтр» .
- В поле ввода « Содержит слова» введите следующее - old_than: x, где «x» - временной интервал сообщений, которые вы хотите удалить. Это будет число, за которым следует буква. Следующие буквы будут относиться к временным рамкам. Вам придется использовать «d» для дней, «w» для недель и «m» для месяцев. В качестве примера можно привести old_than: 3d, если вы хотите удалить электронные письма старше трех дней.
- Затем нажмите кнопку Создать фильтр с помощью этой кнопки поиска .
- Заполните поля с надписью «Удалить» и «Также применить фильтр к» с помощью галочки, нажав на них.
- Наконец, нажмите « Создать фильтр», чтобы засвидетельствовать все ваши старые электронные письма, основываясь на дате, которую вы только что установили, перейдите из папки «Входящие» в папку «Корзина».
Когда сообщения удаляются в Gmail, они не исчезают мгновенно из существования. Вместо этого вы можете найти их в папке «Корзина». Это означает, что эти электронные письма все равно будут учитываться в общем объеме ваших данных. Чтобы полностью избавиться от них, вы можете подождать, пока Gmail автоматически удалит их через 30 дней, или удалить их все самостоятельно. Чтобы выполнить последнее, щелкните папку « Корзина », а затем нажмите ссылку « Очистить корзину сейчас» .
Фильтр для будущего удаления (повторное применение)
Название этой статьи посвящено автоматическому удалению. К сожалению, фильтры не могут быть запущены автоматически. Вам нужно будет вернуться и еще раз применить фильтр к вашему текущему почтовому ящику.
Чтобы повторно применить фильтр:
- Вернитесь в настройки, щелкнув значок Cog / Gear в правом верхнем углу окна Gmail и выбрав « Настройки» в раскрывающемся списке.
- Нажмите на вкладку «Фильтры».
- Поскольку вы уже создали фильтр ранее, теперь вы можете нажать « Изменить», который расположен рядом с этим фильтром. Если вы ранее создали несколько фильтров, вы можете легко найти желаемый, так как будут отображены критерии для каждого фильтра.
- Нажмите « Продолжить» в разделе, который отображается с критериями поиска. Это будет экран, похожий на тот, который появился при настройке исходного фильтра.
- Еще раз установите флажок рядом с надписью «Также применить фильтр к».
- На этот раз, чтобы активировать фильтр, нажмите Обновить фильтр . Все ваши старые электронные письма, настроенные на указанный период времени, теперь будут перенесены в папку « Корзина ».
Студия электронной почты
Email Studio поставляется с отличной функцией, которая автоматически удаляет все ваши старые электронные письма от указанного отправителя или те, которые находятся в определенной папке. Встроенная функция автоматической очистки поможет сохранить ваш почтовый ящик Gmail более организованным, что приведет к более эффективной рабочей среде.
С Email Studio вы можете архивировать и применять «Пометить как прочитанное» ко всем электронным письмам, которые в данный момент находятся в вашей папке входящих, которые были там более трех месяцев. Это также позволяет вам навсегда удалить все электронные письма из папок « Корзина» и « Спам» автоматически через два дня. В качестве дополнительного дополнительного бонуса, автоматическая очистка включает функцию отмены подписки по электронной почте, которая может помочь вам легко удалить ваш адрес электронной почты из любого из этих надоедливых списков рассылки. Существует также множество других возможностей, на которые способен аддон, но я чувствую, что те, кто уже упоминал, подчеркивают, что именно нужно для этой статьи.
Базовый пакет можно использовать бесплатно, но чтобы получить максимальную отдачу от продукта, предлагается премиум-версия по цене $ 29 в год. Обновление позволит вам создать несколько наборов правил очистки и включает в себя планировщик электронной почты, сервер пересылки и автоответчик.
Настройка и включение автоочистки в Gmail
Очевидно, что первое, что вам нужно сделать, это загрузить и установить надстройку Email Studio. Как только это будет достигнуто, вы сможете увидеть значок Email Studio на правой боковой панели при открытии любого из ваших сообщений электронной почты Gmail.
Чтобы использовать это:
- Откройте надстройку Email Studio и войдите в систему, используя свою учетную запись Gmail.
- Вы увидите список вариантов. Из этих вариантов выберите инструмент «Очистка электронной почты».
- Затем нажмите Добавить новое правило, чтобы установить правило (вроде того, что вы сделали с фильтрами ).
- Настройка правила состоит из двух частей - вам нужно указать условие, а затем действие. Думайте «причина и следствие». Действие сработает после выполнения указанного условия.
- Чтобы установить условие, вы сможете использовать параметры расширенного поиска в Gmail, например, newer_than или has: attachment или large_than . Используйте их, чтобы найти точное совпадение с электронными письмами Gmail, которые вы хотите архивировать, отправлять в корзину или перемещать в другую папку.
- Как только правило будет создано, нажмите кнопку Сохранить . Email Studio теперь будет работать в фоновом режиме, каждый час выполняя проверку выполнения, выполняя указанное действие, когда электронное письмо удовлетворяет условиям, связанным с ним. Вам вообще не нужно ничего делать вручную.
